Transfer planning

Transfer planning – планирование трансферов.

Рабочая форма, предназначенная для планирования трансферов в том случае, если заполнение транспортных средств (рассадка туристов по автобусам) производится силами Вашей Компании. Для планирования используется информация, занесённая в базу данных на этапе бронирования, а также информация из справочников Системы. Данная рабочая форма разделена на три части (Рисунок 1):

• Planning – форма планирования трансферов
• Search – форма поиска данных по трансферам
• Transfer list – отчет “Трансферный лист”.

Рассмотрим подробнее каждую часть.

Рабочая форма Transfer planning (Рисунок 2) предназначена, собственно, для планирования трансферов.

В верхней части окна расположены фильтры:

• Date – дата трансфера
• Transfer – название трансфера
• Root point – главный трансферный узел
• Flight Nr. – номер рейса
• City или Region – город или регион (на выбор), в который или из которого выполняется трансфер
• Only confirmed bookings – если этот флаг установлен, то будут показаны только заявки со статусом Confirmed
• Booking manager – ответственный менеджер.

Главный трансферный узел (Root point) – это, объект из справочника Pickup point list, из которого или в который доставляются туристы. Обычно – это аэропорт или вокзал.

После того, как вы выбрали необходимые значения во всех полях фильтра, заполняется список туристов, для которых в заданную дату заказан указанный трансфер. Изначально все туристы выделены красным цветом. Это означает, что они ещё не рассажены по автобусам.

Значения полей списка туристов:

• Nr. – номер по порядку
• Fl.Nr. – номер рейса (если трансфер связан с рейсом)
• Fl.time – время рейса (если трансфер связан с рейсом и для данного рейса введено расписание)
• Surname – фамилия туриста
• First name – имя туриста
• Age – возраст туриста:
• Ad – adult (взрослый)
• Возраст ребенка на дату трансфера
• Booking Nr. – номер заявки (бронирования)
• Transfer type – тип трансфера
• City – город
• Point from – точка начала трансфера
• Point to – точка окончания трансфера.

Как обычно, при щелчке мышью на номере заявки (Booking Nr.) открывается редактор заявки (Booking editor).

Ниже списка туристов расположен список спланированных трансферов (транспортных средств) – Planned transfers(vehicles). Трансфер, с которым в настоящее время ведется работа, отмечается галочкой.

Справа от списка туристов отображается содержимое трансфера (транспортного средства), с которым в настоящее время ведется работа – Current vehicle.

Оценив список туристов, создаем для них трансфер. Для этого нажимаем кнопку Add new transfer (vehicle). Откроется окно редактирования трансфера (Рисунок 3).

• Vehicle type – тип транспортного средства из справочника Vehicle types
• Vehicle name – название и номер транспортного средства из справочника Vehicle list
• Driver – водитель или гид, сопровождающий трансфер (по умолчанию – значение поля Driver из справочника Vehicle list)
• Representative – представитель (в аэропорту, на вокзале) из справочника Staff
• Attendant – сопровождающий гид из справочника Staff
• City to – город окончания трансфера (от выбранного здесь значения зависит цена аренды транспортного средства)
• Hours – количество часов, на которое арендуется транспортное средство
• Price per hour – цена одного часа аренды транспортного средства из справочника Vehicle rent prices. Вы можете редактировать это поле вручную.
• Total price – общая стоимость аренды транспортного средства, равная произведению цены одного часа на количество часов (нередактируемое поле)
• Currency – валюта цены аренды транспортного средства.

Поля Representative и Attendant заполняются только в том случае, если эта информация является значимой для проведения трансфера.

Заполнив все необходимые поля, нажимаем кнопку Ok. При этом в таблице Planned transfers (vehicles) появится новая строчка, соответствующая заданному трансферу (Рисунок 4).

• ID – идентификационный номер трансфера (выводится в отчете “Transfer list”)
• Vehicle type – тип транспортного средства
• Vehicle name – название транспортного средства
• Vehicle nr. – номер транспортного средства
• Driver (guide) – водитель или гид, сопровождающий трансфер
• Hrs – количество часов, на которое арендуется транспортное средство
• Cost – цена аренды транспортного средства, рассчитанная на основе информации из справочника Vehicle rent prices (цена одного часа аренды, умноженная на количество часов)
• Currency – валюта цены аренды транспортного средства
• Flight nr. – список номеров рейсов – формируется автоматически по мере рассадки туристов в данное транспортное средство.

Теперь посадим туристов в выбранное транспортное средство. Для этого выделим их при помощи мыши в списке туристов, а затем, удерживая правую кнопку мыши, перетащим их в расположенную справа таблицу Current vehicle (Рисунки 5 – 6). Когда мы выделяем туристов, программа подсчитывает количество выделенных туристов и выводит эту информацию ниже и правее списка туристов в виде N pax selected.

В приведенном примере мы посадили в один автобус туристов, прилетающих двумя разными рейсами (с интервалом 15 минут).

Обратите внимание, что рассаженные туристы больше не выделяются красным цветом в списке туристов. Кроме того, они становятся видны в таблице Current vehicle:

• Nr. – номер по порядку
• Tourist – фамилия и имя туриста
• Age – возрастная группа, к которой относится турист
• Pickup point – трансферный узел, например, отель, в который или из которого перевозится турист
• Booking Nr. – номер заявки (бронирования)
• City – город, в который или из которого перевозится турист.

В нижней части таблицы Current vehicle отображается общее количество мест в текущем трансфере (задается в справочнике Vehicle list), а также количество занятых и свободных мест (Рисунок 7).

Если Вы захотите посадить в транспортное средство туристов с превышением количества свободных мест, программа попросит Вас подтвердить Ваше намерение. Помимо перетаскивания мышью, посадить туриста в транспортное средство можно двойным щелчком левой кнопкой мыши на заголовке строки с данными выбранного туриста в списке туристов.

Высадить туристов из транспортного средства можно, перетащив их правой кнопкой мыши из таблицы Current vehicle в таблицу с основным списком туристов, или двойным щелчком левой кнопкой мыши на заголовке строки с данными выбранного туриста в таблице Current vehicle.

В один автобус можно посадить туристов, направляющихся в разные города. Если Вы хотите контролировать этот фактор, включите флаг “Check city”. В этом случае программа будет предупреждать Вас о том, что Вы пытаетесь посадить в один автобус туристов, направляющихся в разные города.

При необходимости, Вы легко можете найти автобус, в который посажен турист. Для этого щёлкните мышью на строке с данными туриста, и программа автоматически найдет транспортное средство, в котором сидит данный турист, и установит его в качестве текущего (Current vehicle).

Данные ранее созданного трансфера (транспортного средства) можно изменить, нажав кнопку Edit current transfer (vehicle). При этом откроется уже знакомое нам окно редактирования трансфера (Рисунок 3).

Кнопка Delete current transfer (vehicle) позволяет удалить выбранный трансфер (транспортное средство). При этом все туристы из него автоматически высаживаются. Перед тем, как удалить трансфер, программа попросит Вас подтвердить Ваши намерения.

Кнопка Fill pickup time automatically позволяет автоматически расставить время посадки в автобус для каждого трансферного узла (отеля), через которые проходит трансфер. Обычно время посадки задается для обратного трансфера (Departure transfer). При этом учитываются следующие исходные данные:

• Значение поля Root point
• Значения, введенные в справочник Transfer timing
• Время вылета рейса
• Значение поля Dep.correction из справочника Flights (обычно – это время до вылета рейса, за которое туристы должны прибыть в аэропорт).

Ввести время посадки в автобус можно и вручную при помощи кнопки Edit pickup time. При нажатии на эту кнопку открывается окно редактирования времени посадки в автобус (Рисунок 8).

• Hotel name – название отеля
• Seq.Nr. – номер, определяющий последовательность объезда отелей
• Pickup – время посадки для данного отеля.

Вы можете просто ввести время Pickup. А можете расставить время посадки автоматически, введя нужную последовательность объезда отелей. Для этого введите значение Seq.Nr. для каждого отеля и нажмите кнопку Fill according transfer timing.

Рабочая форма Search (Рисунок 9) предназначена для поиска услуг типа Transfer среди существующих бронирований.

Поиск может осуществляться по следующим критериям:

• Tourist name – фамилия туриста или ее часть
• Arrival / Departure / Others – тип трансфера
• Booking Nr. – номер заявки (бронирования). Возможен также поиск по общему номеру заявки (Common number). Для этого служит поле меньшего размера справа от номера заявки.
• From / To – период, в который должна попадать дата трансфера.

Заполнив все необходимые поля для поиска, нажмите кнопку SEARCH. Для очистки всех полей поиска нажмите кнопку Clear filter.

В приведенном на Рисунке 9 примере мы ищем трансферы для туриста с фамилией Andreev. Программа нашла все трансферы для всех туристов, фамилия которых начинается с “Andreev”.

• Tourist – фамилия и имя туриста
• Date – дата трансфера
• Booking Nr. – номер заявки (бронирования)
• Transfer name – название заказанного трансфера
• Transfer type – тип заказанного трансфера
• Point from – точка начала трансфера
• Point to – точка окончания трансфера
• Flight nr. – номер рейса (если трансфер связан с рейсом)
• Flight time – время рейса (если трансфер связан с рейсом и для данного рейса введено расписание)
• Pickup – время посадки в автобус (если оно задано при планировании трансфера)
• Driver – водитель или гид, сопровождающий трансфер (если он задан при планировании трансфера).

Флаг Without details позволяет в результатах поиска получить по одной строке для каждой заявки (Рисунок 10).

Флаг Only confirmed bookings показывает только заявки со статусом Confirmed.

В рабочей форме Search состояние оплаты заявки отображается с помощью специального знака в заголовке строки:

– не оплачена
– оплачена частично
– оплачена полностью.

Рабочая форма Transfer list (Рисунок 11) предназначена для формирования стандартного трансферного листа.

Параметры трансферного листа:

• Period – период, за который формируется трансферный лист
• Arrival / Departure / Others – виды трансферов, для которых формируется трансферный лист
• Driver – водитель или гид, сопровождающий трансфер
• Transfer type – тип трансфера
• Vehicle type – тип транспортного средства
• Flight number – номер рейса
• Print out – выводить или не выводить в отчет:
• Transfer notes – примечания к услуге “Трансфер”
• Reservation notes – примечания к бронированию
• Extra service list – список дополнительных услуг, включенных в бронирование
• Excursion list — список экскурсий, включенных в бронирование
• Rent price – цену аренды транспорта для проведения трансфера
• Total sum by driver – общую стоимость аренды транспорта по каждому водителю
• Vehicle info – название и номер транспортного средства
• Staff info – информация по сотрудникам, отвечающих за проведение трансфера, если эта информация задана при планировании трансфера (Рисунок 3)
• Hotel address – адрес отеля
• Titles of columns – названия полей в трансферном листе (на Рисунке 12 выделены красной рамкой)
• Notes for flights – примечания к авиарейсу
• Note – примечания из справочника Notes (тип “Service reporting”).

Заполнив все параметры формирования трансферного листа, нажмите кнопку Preview .

Сформированный трансферный лист показан на Рисунке 12.

В отчет выводятся:

• Номер туриста по порядку
• Время посадки в автобус (Pickup) – актуально для трансфера из отеля
• Номер и время вылета (прилета) рейса (Flight и Fl.time)
• Название и адрес отеля, в котором проживает турист (Hotel и Adress)
• Фамилия и имя туриста (Tourist)
• Тип трансфера (Trf. type)
• Номер заявки (брони) (Booking Nr.)
• Код или название туроператора (Touroperator).

Кроме того, в зависимости от заданных параметров, в отчет могут выводиться:

• Примечания к услуге “Трансфер”
• Примечания к бронированию
• Список дополнительных услуг, включенных в бронирование
• Список экскурсий, включенных в бронирование
• Стоимость аренды транспорта для проведения трансфера
• Адрес отеля.

Для каждого водителя (гида) формируется отдельный отчет (трансферный лист), в который включаются трансферы, которые он должен провести в заданный период.