System settings

System settings – системные настройки программы.

Рабочая форма для настройки основных параметров функционирования Системы разделена на два раздела: Common settings — системные настройки программы InTour Office (Рисунок 1) и Online settings — настройки системы онлайн бронирования InTour Online (Рисунок 2).

• Booking settings
• Booking Nr. prefix type – задаёт алгоритм генерации префикса номера бронирования при его создании в форме Booking editor:
• By city code – по коду основного города пребывания (поле City в форме Booking editor)
• By tour operator code – по коду туроператора
• By tour operator and city codes – по коду формата TTTCCCNNNNN, где:
• TTT – код туроператора
• CCC – код города
• NNNNN – порядковый номер заявки для данного туроператора в данном городе;
• Use common number as booking number — использовать Common number в качестве основного номера заявки.
• Change booking number if tour operator has been changed – определяет нужно ли изменять номер заявки при изменении туроператора по заявке
• Tourist name correction type – настройка, позволяющая управлять автоматическим преобразованием шрифта при вводе имени и фамилии туриста в рабочей форме Tourist List:
• None – автоматическое преобразование не выполняется.
• To Camel Case – автоматически преобразовывать к виду Ivanov Ivan
• To UPPER – автоматически преобразовывать к виду IVANOV IVAN
• Automatically add common package to manual bookings – флаг, позволяющий автоматически добавлять к новому бронированию (которое создается через рабочую форму Booking editor) стандартный пакет услуг (пакет создается в рабочей форме Common (hotel based) service packages и затем выбирается из выпадающего списка, расположенного ниже данного флага)
• Bind booking to package – если этот флаг включен, то в форме редактирования заявки появляется возможность привязывать заявку к какому-либо пакету (Special package). Таким образом, появляется возможность в форме Search engine отобрать только те заявки, которые привязаны к определенному пакету, а также формировать статистическую отчетность по пакетам
• Check binding of tourists to services – флаг, включающий проверку наличия в заявке туристов не связанных ни с одной из услуг, а также услуг, не связанных ни с одним из туристов (проверка производится в момент выхода из рабочего окна Booking editor)
• Use hotel room type and category combinations – если данная настройка включена, то при редактировании услуги проживания в отеле будут доступны только предварительно определенные для каждого отеля сочетания типа и категории номера (в справочнике Partners)
• Check quotas in process of booking – если этот флаг включен, то при добавлении в заявку услуги проживания в отеле, а также при её редактировании, программа будет проверять:
• Наличие свободных мест
• Наличие Stop Sale
• Истечение периода реализации (Release period).

Если мест нет, или установлен Stop Sale, или истек период реализации, Вам будет выдано предупреждающее сообщение и вопрос, желаете ли Вы продолжить бронирование? В случае положительного ответа программа выполнит запрошенные действия, но произведет соответствующую запись в системный журнал.

• “Last room” alert – предупреждения о последнем забронированном номере в отеле
• Bind default airport to transfer if flight details not defined – если для трансфера Arrival или Departure не определен рейс, аэропорт будет браться из справочника городов (поле Default airport)
• Automatically confirm online bookings – если данный флаг включен, то при автоматическом импорте из внешней системы заявке будет установлен статус “Confirmed” в том случае, если все услуги проживания попали в квоту
• Add special packages with the creation date – позволяет при добавлении пакета услуг в заявку устанавливать в качестве даты создания услуг:
• Current date – текущую дату;
• Booking date – дату создания заявки.
• Send hotel request to – переключатель, который сообщает программе, куда отправлять запрос на подтверждение услуги проживания в отеле:
• поставщику услуги (Service provider)
• в отель (Hotel)
• Excursions
• Ticket number is obligatory – этот флаг управляет обязательностью ввода номера билета (ваучера) при продаже дополнительной экскурсии в рабочем окне Excursions Sale
• Automatic data exchange settings
• Use compound unique codes in process of data exchange – если этот флаг установлен, то программа для сопоставления справочников в процессе обмена данными с внешними туристическими системами будет использовать составные уникальные коды типов размещения (код типа номера + код категории номера + код типа размещения). В противном случае будут использоваться уникальные коды из соответствующих справочников (независимо друг от друга)
• Change state of services to “Cancel” for automatic cancellations – если данный флаг установлен, то при автоматическом приёме аннуляции заявки, помимо статуса заявки, будет меняться на “CANCELLED” статус всех услуг, входящих в данную заявку. В противном случае, будет меняться только статус самой заявки, а статусы услуг останутся прежними. Это может быть полезно для того, чтобы понять, какие статусы имели услуги до аннуляции заявки. От этого может зависеть порядок действий менеджера по обработке аннулированной заявки.
• Substitute real customer name instead of tour operator – настройка, которая позволяет при автоматическом приёме заявки вместо туроператора, от которого пришла заявка, подставлять агента-покупателя этой заявки
• Default hotel price policy – политика ценообразования по умолчанию для услуги проживания в отеле:
• цена выставляется за номер (Per room)
• за человека (Per person)
• Calculation rules – правила расчета стоимости
• Hotel net priority – приоритет при калькуляции цены нетто для проживания в отеле
• Minimum – в первую очередь брать для расчета наименьшую цену
• The last – в первую очередь брать для расчета самую «свежую» цену (последнюю по времени заведения)
• SPO is more priority – позволяет установить или отменить приоритет СПО над обычной (Ordinary) ценой. Важно отметить, что цены Stay/Pay остаются более приоритетными, независимо от того, оформлены они как СПО или как обычные (Ordinary) цены.
• Hotel price priority – приоритет при калькуляции цены продажи для проживания в отеле
• Minimum – в первую очередь брать для расчета наименьшую цену
• The last – в первую очередь брать для расчета самую «свежую» цену (последнюю по времени заведения)
• SPO is more priority – позволяет установить или отменить приоритет СПО над обычной (Ordinary) ценой. Важно отметить, что цены Stay/Pay остаются более приоритетными, независимо от того, оформлены они как СПО или как обычные (Ordinary) цены.
• Merge “Stay/Pay” periods – позволяет при расчете услуги проживания учитывать или не учитывать смежные однотипные периоды спецпредложения типа “Stay/Pay”. По умолчанию смежные периоды не учитываются.
• Stay/Pay free night – позволяет устанавливать порядок расчета СПО Stay/Pay:
• The last – не учитывать стоимость последней ночи;
• Minimum price – не учитывать ночи с минимальной стоимостью.
• Use booking currency for price calculation – если этот флаг установлен, то при калькуляции заявки цена продажи (Sale price) всех услуг в заявке будет автоматически рассчитываться в валюте заявки. Конвертация будет производиться по текущему курсу.
• Use price of “Arrival transfer” for “Departure transfer” – если данный флаг установлен, то цена, заведенная в справочнике Transfer prices для трансфера на встречу (Arrival transfer) будет использоваться и для расчета стоимости трансфера на проводы (Departure transfer).
• Include into calc. details for hotel confirmation – позволяет включать или не включать в детализацию расчета (Calculation details) услуги проживания для включения в запрос на подтверждение бронирования (Hotel confirmation request):
• SPO number — номер СПО
• Booking code — код бронирования.
• Price-list settings
• Print out hotel notes in price list – флаг, задающий вывод примечаний к описанию отеля (поле Notes в справочнике Partners) в прайс-листе на проживание в отеле
• VAT calculation policy — переключатель, определяющий порядок расчета размера НДС (VAT) при формировании инвойса для туроператора. Возможны два варианта:
• By tour operator – размер НДС будет браться из описания туроператора в справочнике Partners (вкладка Accounting)
• By service – размер НДС будет браться из рабочей формы Default VAT for service types, а также из справочника Service list.
• Invoice and accounting settings
• Use for invoice number by booking – позволяет для нумерации инвойса по заявке использовать:
• Standard number – стандартный номер заявки
• Common number – общий номер заявки
• Code of tour operator – добавляет префикс с кодом туроператора к номеру инвойса.
• Separate invoices by legal entities – позволяет формировать отдельный инвойс для каждого юридического лица в соответствии с настройками в справочнике Legal entity settings
• Lock check in date after total invoice has been made – если этот флаг установлен, то программа будет блокировать дату заезда после формирования итогового инвойса для туроператора (Total invoice) на эту дату заезда (именно на дату заезда, а не на отдельные заявки с этой датой заезда)
• Include extra excursions to booking accounting – флаг, определяющий, будет ли программа включать дополнительные (проданные на месте после заезда) экскурсии в рабочую форму Bookings accounting
• Make “Confirmation” document in process of booking confirmation – определяет, надо ли формировать документ “Confirmation” (предварительный инвойс) при подтверждении заявки
• Notification service URL — ссылка на сервис уведомлений.

• Booking settings
• Legal entity – в выпадающем списке можно выбрать юридическое лицо, от имени которого будет выписываться счет в InTour Online
• Automatically confirm online bookings – позволяет автоматически установить статус “Confirmed” для забронированной в онлайне заявки, если все услуги проживания попали в квоту
• Allow book hotel on request – позволяет бронировать в онлайне заявки с услугой проживания в отеле “под запрос”
• Allow book hotel under stop sale – позволяет бронировать в онлайне заявки с услугой проживания в отеле на “stop sale”.