System settings – системные настройки программы.

Рабочая форма для настройки основных параметров функционирования Системы показана на Рисунке 1.

Системные настройки программы

  • Booking settings
    • Booking Nr. prefix type – задаёт алгоритм генерации префикса номера бронирования при его создании в форме Booking editor:
      • By city code – по коду основного города пребывания (поле City в форме Booking editor)
      • By tour operator code – по коду туроператора
      • By tour operator and city codes – по коду формата TTTCCCNNNNN, где:
        • TTT – код туроператора
        • CCC – код города
        • NNNNN – порядковый номер заявки для данного туроператора в данном городе.
    • Change booking number if tour operator has been changed – определяет нужно ли изменять номер заявки при изменении туроператора по заявке
    • Tourist name correction type – настройка, позволяющая управлять автоматическим преобразованием шрифта при вводе имени и фамилии туриста в рабочей форме Tourist List:
      • None – автоматическое преобразование не выполняется.
      • To Camel Case – автоматически преобразовывать к виду Ivanov Ivan
      • To UPPER – автоматически преобразовывать к виду IVANOV IVAN
    • Automatically add common package to manual bookings – флаг, позволяющий автоматически добавлять к новому бронированию (которое создается через рабочую форму Booking editor) стандартный пакет услуг (пакет создается в рабочей форме Common (hotel based) service packages и затем выбирается из выпадающего списка, расположенного ниже данного флага)
    • Bind booking to package – если этот флаг включен, то в форме редактирования заявки появляется возможность привязывать заявку к какому-либо пакету (Special package). Таким образом, появляется возможность в форме Search engine отобрать только те заявки, которые привязаны к определенному пакету, а также формировать статистическую отчетность по пакетам
    • Check binding of tourists to services – флаг, включающий проверку наличия в заявке туристов не связанных ни с одной из услуг, а также услуг, не связанных ни с одним из туристов (проверка производится в момент выхода из рабочего окна Booking editor)
    • Use hotel room type and category combinations – если данная настройка включена, то при редактировании услуги проживания в отеле будут доступны только предварительно определенные для каждого отеля сочетания типа и категории номера (в справочнике Partners)
    • Check quotas in process of booking – если этот флаг включен, то при добавлении в заявку услуги проживания в отеле, а также при её редактировании, программа будет проверять:
      • Наличие свободных мест
      • Наличие Stop Sale
      • Истечение периода реализации (Release period).

      Если мест нет, или установлен Stop Sale, или истек период реализации, Вам будет выдано предупреждающее сообщение и вопрос, желаете ли Вы продолжить бронирование? В случае положительного ответа программа выполнит запрошенные действия, но произведет соответствующую запись в системный журнал.

    • “Last room” alert – предупреждения о последнем забронированном номере в отеле
    • Bind default airport to transfer if flight details not defined – если для трансфера Arrival или Departure не определен рейс, аэропорт будет браться из справочника городов (поле Default airport)
    • Automatically confirm online bookings – если данный флаг включен, то при автоматическом импорте из внешней системы заявке будет установлен статус “Confirmed” в том случае, если все услуги проживания попали в квоту
    • Add special packages with the creation date – позволяет при добавлении пакета услуг в заявку устанавливать в качестве даты создания услуг:
      • Current date – текущую дату;
      • Booking date – дату создания заявки.
  • Send hotel request to – переключатель, который сообщает программе, куда отправлять запрос на подтверждение услуги проживания в отеле:
    • поставщику услуги (Service provider)
    • в отель (Hotel)
  • Excursions
    • Ticket number is obligatory – этот флаг управляет обязательностью ввода номера билета (ваучера) при продаже дополнительной экскурсии в рабочем окне Excursions Sale
  • Automatic data exchange settings
    • Use compound unique codes in process of data exchange – если этот флаг установлен, то программа для сопоставления справочников в процессе обмена данными с внешними туристическими системами будет использовать составные уникальные коды типов размещения (код типа номера + код категории номера + код типа размещения). В противном случае будут использоваться уникальные коды из соответствующих справочников (независимо друг от друга)
    • Change state of services to “Cancel” for automatic cancellations – если данный флаг установлен, то при автоматическом приёме аннуляции заявки, помимо статуса заявки, будет меняться на “CANCELLED” статус всех услуг, входящих в данную заявку. В противном случае, будет меняться только статус самой заявки, а статусы услуг останутся прежними. Это может быть полезно для того, чтобы понять, какие статусы имели услуги до аннуляции заявки. От этого может зависеть порядок действий менеджера по обработке аннулированной заявки.
    • Substitute real customer name instead of tour operator – настройка, которая позволяет при автоматическом приёме заявки вместо туроператора, от которого пришла заявка, подставлять агента-покупателя этой заявки
  • Default hotel price policy – политика ценообразования по умолчанию для услуги проживания в отеле:
    • цена выставляется за номер (Per room)
    • за человека (Per person)
  • Calculation rules – правила расчета стоимости
    • Hotel net priority – приоритет при калькуляции цены нетто для проживания в отеле
      • Minimum – в первую очередь брать для расчета наименьшую цену
      • The last – в первую очередь брать для расчета самую «свежую» цену (последнюю по времени заведения)
      • SPO is more priority – позволяет установить или отменить приоритет СПО над обычной (Ordinary) ценой. Важно отметить, что цены Stay/Pay остаются более приоритетными, независимо от того, оформлены они как СПО или как обычные (Ordinary) цены.
    • Hotel price priority – приоритет при калькуляции цены продажи для проживания в отеле
      • Minimum – в первую очередь брать для расчета наименьшую цену
      • The last – в первую очередь брать для расчета самую «свежую» цену (последнюю по времени заведения)
      • SPO is more priority – позволяет установить или отменить приоритет СПО над обычной (Ordinary) ценой. Важно отметить, что цены Stay/Pay остаются более приоритетными, независимо от того, оформлены они как СПО или как обычные (Ordinary) цены.
    • Merge “Stay/Pay” periods – позволяет при расчете услуги проживания учитывать или не учитывать смежные однотипные периоды спецпредложения типа “Stay/Pay”. По умолчанию смежные периоды не учитываются.
    • Stay/Pay free night – позволяет устанавливать порядок расчета СПО Stay/Pay:
      • The last – не учитывать стоимость последней ночи;
      • Minimum price – не учитывать ночи с минимальной стоимостью.
    • Use booking currency for price calculation – если этот флаг установлен, то при калькуляции заявки цена продажи (Sale price) всех услуг в заявке будет автоматически рассчитываться в валюте заявки. Конвертация будет производиться по текущему курсу.
    • Use price of “Arrival transfer” for “Departure transfer” – если данный флаг установлен, то цена, заведенная в справочнике Transfer prices для трансфера на встречу (Arrival transfer) будет использоваться и для расчета стоимости трансфера на проводы (Departure transfer).
  • Price-list settings
    • Print out hotel notes in price list – флаг, задающий вывод примечаний к описанию отеля (поле Notes в справочнике Partners) в прайс-листе на проживание в отеле
  • VAT calculation policy — переключатель, определяющий порядок расчета размера НДС (VAT) при формировании инвойса для туроператора. Возможны два варианта:
    • By tour operator – размер НДС будет браться из описания туроператора в справочнике Partners (вкладка Accounting)
    • By service – размер НДС будет браться из рабочей формы Default VAT for service types, а также из справочника Service list.
  • Invoice and accounting settings
    • Use for invoice number by booking – позволяет для нумерации инвойса по заявке использовать:
      • Standard number – стандартный номер заявки
      • Common number – общий номер заявки
    • Separate invoices by legal entities – позволяет формировать отдельный инвойс для каждого юридического лица в соответствии с настройками в справочнике Legal entity settings
    • Lock check in date after total invoice has been made – если этот флаг установлен, то программа будет блокировать дату заезда после формирования итогового инвойса для туроператора (Total invoice) на эту дату заезда (именно на дату заезда, а не на отдельные заявки с этой датой заезда)
    • Include extra excursions to booking accounting – флаг, определяющий, будет ли программа включать дополнительные (проданные на месте после заезда) экскурсии в рабочую форму Bookings accounting
    • Make “Confirmation” document in process of booking confirmation – определяет, надо ли формировать документ “Confirmation” (предварительный инвойс) при подтверждении заявки.

Системные настройки сохраняются в базе данных и действуют на всех рабочих местах, независимо от того, кто и где их установил.