Excursion Real planning – фактическое планирование экскурсии.
После того, как экскурсия состоялась, Вы при помощи формы Excursion Real planning (Рисунок 1) имеете возможность определить окончательную себестоимость экскурсии с учетом фактических изменений в пакете экскурсионных услуг. Дело в том, что реальный набор услуг, составляющих проведенную экскурсию, может отличаться от планируемого набора услуг, который Вы заложили в стоимость экскурсии в форме Excursion Constructor. Например, вместо планируемой аренды 30-местного автобуса пришлось арендовать 45-местный автобус. Или вместо обеда в кафе группа пообедала в ресторане. И так далее. Таким образом, в этой рабочей форме объединяются данные, полученные из следующих источников:
- Конструктор экскурсий (Excursion Constructor)
- Форма продажи экскурсий (Excursions Sale)
- Форма планирования экскурсионных трансферов (Excursions Transfer planning).
Итак, приступим. В выпадающем списке Date выберите дату проведения экскурсии. По умолчанию программа показывает даты на 30 дней назад и на 15 дней вперед относительно текущей даты. Если необходимо выбрать дату, которая не попадает в этот период, установите флаг All, который расположен правее списка дат.
Флаги Planned и Not planned позволяют Вам ограничить выбор только теми экскурсиями, для которых реальное планирование уже было выполнено (Planned) или еще не выполнено (Not planned). Если установлены оба флага, то будут показаны все экскурсии.
Теперь выберите из списка Excursion экскурсию, с которой Вы собираетесь работать. В поле Total pax in the group Вам будет показано общее количество туристов в группе, а в поле Extra sale pax in the group – количество туристов в группе, которым экскурсия была продана дополнительно.
Теперь нажмите кнопку Make planning. В список услуг будут загружены все услуги, которые были заложены в данную экскурсию в конструкторе экскурсий. При этом услуги типа Vehicle rent будут скорректированы в соответствии с проведенным планированием экскурсионного трансфера. Результат показан на Рисунке 2.
Полученный список услуг можно корректировать по факту проведенной экскурсии.
Если какая-либо услуга связана с инвойсом поставщика (в процессе разнесения инвойса), то номер инвойса будет отображаться в поле Invoice Nr.
Программа не позволит вам изменить дату начала предоставления услуги и партнера-поставщика по услуге в том случае, если услуга связана с инвойсом поставщика.
После того, как Вы внесете все необходимые изменения, нажмите кнопку Calculate для того, чтобы рассчитать стоимость на человека и итоговую себестоимость каждой услуги, а также стоимость экскурсии в целом (Рисунок 3). Цены, рассчитанные на основе данных из справочников, можно при необходимости корректировать вручную.
Вы можете рассчитать не все услуги, входящие в состав экскурсии, а только некоторые. Для этого перед нажатием кнопки Calculate выделите нужные услуги. Программа попросит Вас подтвердить калькуляцию только выделенных услуг. Если Вы ответите “Да”, будут рассчитаны только выделенные услуги, а, если “Нет”, то все услуги.
Если стоимость аренды транспорта не была определена при трансферном планировании (Excursions Transfer planning), то данная услуга при нажатии кнопки Calculate будет перерассчитываться наравне с остальными услугами по ценам, заведенным в справочники. Если же цена аренды транспорта была определена в процессе планирования трансфера (Excursions Transfer planning), то данная услуга не будет перерассчитываться при нажатии кнопки Calculate.
Для каждой отдельной услуги стоимость отображается в той валюте, в которой она установлена в соответствующем справочнике цен, но общая стоимость (TOTAL COST) отображается в основной валюте (определенной в справочнике Default currencies как основная).
Важно отметить, что полученная себестоимость не является окончательной. Окончательная себестоимость услуги определяется после получения счёта-фактуры от поставщика и фиксируется в процессе разнесения счета-фактуры. При этом себестоимость каждой услуги разносится по всем туристам, которым продана данная экскурсия, и, наряду себестоимостью других услуг, формирует себестоимость всего бронирования. Если для какой-либо услуги установлен флаг for extra sale only, то себестоимость данной услуги разносится только по туристам, которым данная экскурсия была продана дополнительно.
При повторном нажатии кнопки Make planning набор услуг будет сформирован заново. При этом все сделанные Вами до этого изменения в наборе услуг будут утеряны. Для того, чтобы исключить случайное нажатие данной кнопки, предусмотрено предупреждение (Рисунок 4).
Получив данные о реальной себестоимости экскурсии, Вы можете скорректировать стоимость продажи экскурсии. Для быстрого доступа к справочнику цен на экскурсии предусмотрена кнопка Go to Excursion prices 
.
Себестоимость услуг, рассчитанная в форме Excursion Real planning, отображается во взаиморасчетах с партнерами как планируемое нетто. Для корректного отображения информации по взаиморасчётам с поставщиками (с учётом данных фактического планирования экскурсий) цена нетто на экскурсию в справочнике цен на экскурсию должна быть равна 0.
Из рабочей формы Excursion Real planning можно сформировать отчет Detailed excursions report. Для этого нажмите кнопку 
, в появившемся списке выберите отчет Detailed excursions report (Рисунок 5) и нажмите кнопку (в новом окне Reports print out). Далее необходимо задать период, за который будут выбраны данные, а также при необходимости точку начала экскурсии (Root point) и нажать кнопку OK.
Сформированный в результате отчет показан на Рисунке 6. В этот отчет попадают данные по всем экскурсиям, запланированным в указанный период.
В отчет выводятся следующие данные:
- Excursion service – услуга, составляющая экскурсию
- Service real net – себестоимость экскурсии (сформированная на основании счетов-фактур поставщиков)
- Pax – номер по порядку туриста
- Tourist – фамилия туриста
- Date of birth — дата рождения (обычно вводится для детей)
- Booking number – номер бронирования
- Tour name (notes) – примечания к бронированию (из поля Notes формы Booking editor)
- Real net per pax – реальная себестоимость экскурсии в расчете на человека
- Selling price – цена продажи экскурсии
- Seller name – гид, продавший экскурсию
- Seller commission – комиссия гида (вычисляется на основе данных из справочника Hotel guides)
- Selling price w/o guide commission – цена продажи экскурсии за вычетом комиссии продавца
- Profit sum – прибыль по экскурсии
- Paid sum — сумма оплаты.
В строке Grand total выводятся суммарные данные по всем экскурсиям, включенным в отчет.
Обратите внимание, что проведенная нами экскурсия получилась убыточной. Причина этого – малочисленная группа. Хорошо, что это лишь тестовый пример.
